Elektronische SignaturAktualisiert am 12. Juli 2026 · 8 Min. Lesezeit

Qualifizierte elektronische Signatur: Wann Kanzleien sie brauchen — und wann die FES reicht

Wer Mandantendokumente digital unterschreiben lassen will, stößt schnell auf die qualifizierte elektronische Signatur (QES) — und auf die Frage, ob es auch eine Stufe darunter tut. Die Antwort ist für Steuerberatungskanzleien erfreulich klar: Für fast alle Dokumente zwischen Kanzlei und Mandant reicht die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Dieser Beitrag zeigt, woran Sie den Unterschied festmachen — und wo die Ausnahmen liegen.

Die drei Signaturstufen der eIDAS-Verordnung

Die europäische eIDAS-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014) kennt drei Stufen elektronischer Signaturen. Sie unterscheiden sich darin, wie stark die Signatur mit der unterzeichnenden Person verknüpft ist — und was sie vor Gericht und gegenüber Formvorschriften leistet.

Stufe	Was dahintersteckt	Typisches Beispiel
Einfache elektronische Signatur (EES)	Daten, die einer Unterschrift dienen — ohne besondere Anforderungen an Identifikation oder Manipulationsschutz	Eingescanntes Unterschriftsbild in einem PDF, getippter Name unter einer E-Mail
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)	Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht seine Identifizierung, unter seiner alleinigen Kontrolle erstellt, nachträgliche Änderungen erkennbar (Art. 26 eIDAS)	Signaturlösung mit Identifikation des Unterzeichners, Audit-Trail und kryptografischer Versiegelung
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)	FES-Anforderungen plus qualifiziertes Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters und qualifizierte Signaturerstellungseinheit — dafür Identifikationsverfahren des Unterzeichners nötig (z. B. Video-Ident)	Signatur über Anbieter wie D-Trust oder Swisscom nach vorheriger Identitätsprüfung

Die zwei Fragen, die wirklich zählen: Form und Beweis

Ob eine Signaturstufe „reicht“, entscheidet sich an zwei getrennten Fragen, die in der Praxis oft vermischt werden.

Frage 1: Schreibt das Gesetz eine Form vor?

Verlangt ein Gesetz die Schriftform (§ 126 BGB), kann diese elektronisch nur durch eine QES ersetzt werden — das regelt § 126a BGB ausdrücklich. Verlangt das Gesetz nur die Textform (§ 126b BGB), genügt jede lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger; eine Unterschrift ist dann gar nicht erforderlich. Und wo das Gesetz keine Form vorschreibt — was für die meisten Verträge gilt — sind alle drei Signaturstufen gleichermaßen wirksam.

Frage 2: Wie gut lässt sich die Unterschrift vor Gericht beweisen?

Die QES genießt vor Gericht eine gesetzliche Sonderstellung: Nach § 371a ZPO begründet sie den Anschein der Echtheit. FES und EES werden dagegen nach § 286 ZPO in freier Beweiswürdigung bewertet — das Gericht wägt, wie überzeugend die vorgelegten Nachweise sind. Genau hier trennt sich eine gute FES-Lösung von einem bloßen Unterschriftsbild: Wer Identifikation des Unterzeichners, biometrische Unterschriftsdaten, Zeitstempel und kryptografische Prüfsummen vorlegen kann, hat vor Gericht substanziell mehr in der Hand als ein kopierbares Bild.

Welche Kanzlei-Dokumente brauchen welche Stufe?

Für die typischen Dokumente zwischen Steuerberatungskanzlei und Mandant ergibt sich damit ein klares Bild:

Dokument	Gesetzliche Form	Genügt die FES?
Steuerberatungsvertrag / Mandatsvertrag	Formfrei — kann sogar mündlich geschlossen werden	Ja
Vergütungsvereinbarung (§ 4 StBVV)	Textform (§ 126b BGB) — eine Unterschrift ist nicht einmal erforderlich. Zusätzlich verlangt § 4 StBVV: als Vergütungsvereinbarung bezeichnet, von anderen Vereinbarungen deutlich abgesetzt, nicht in der Vollmacht enthalten	Ja
Vollmacht gegenüber der Finanzverwaltung (§ 80 AO)	Formfrei; die Finanzbehörde kann einen Nachweis verlangen. Der Anwendungserlass zur AO akzeptiert dafür auch elektronisch erteilte Vollmachten	Ja
Mandantenfragebogen, Checklisten, Selbstauskünfte	Formfrei	Ja
SEPA-Lastschriftmandat	Unterschrift des Zahlers nach den SEPA-Regelwerken; elektronisch signierte Mandate sind verbreitet — maßgeblich sind die Vorgaben der kontoführenden Bank	In der Regel ja
Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB)	Schriftform — die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen	Nein — hier hilft auch keine QES, nur Papier
Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB)	Schriftform — Erteilung in elektronischer Form ausgeschlossen	Nein — nur Papier

Faustregel: Die Dokumente der Mandantenaufnahme und der laufenden Zusammenarbeit sind formfrei oder verlangen höchstens Textform. Die FES ist dort nicht die „kleinere Lösung“, sondern die passende.

Warum dann nicht einfach immer QES?

Weil die QES ihren Preis hat — nicht nur in Euro, sondern in Reibung beim Mandanten. Eine QES setzt voraus, dass der Unterzeichner sich zuvor bei einem Vertrauensdiensteanbieter identifiziert, etwa per Video-Ident oder eID. Für einen Mandanten, der eigentlich nur einen Aufnahmebogen unterschreiben will, ist das eine erhebliche Hürde: zusätzliche App, Wartezeit, Abbruchrisiko. Wo das Gesetz die QES nicht verlangt, kauft man sich mit ihr vor allem Abbrüche ein.

Woran Sie eine belastbare FES-Lösung erkennen

Da die FES vor Gericht in freier Beweiswürdigung bewertet wird, entscheidet die Qualität der Nachweise. Eine belastbare Lösung sollte mindestens Folgendes dokumentieren:

Identifikation des Unterzeichners — z. B. Zustellung des Signaturlinks an die von der Kanzlei hinterlegte E-Mail-Adresse, optional zusätzlich ein SMS-Code an die Mobilnummer des Mandanten
Die eigenhändig gezeichnete Unterschrift samt biometrischer Stiftdaten (Druck, Geschwindigkeit, Schreibrhythmus)
Kryptografische Prüfsummen, die Unterschrift und Dokumentinhalt untrennbar verbinden — jede nachträgliche Änderung wird erkennbar
Einen qualifizierten Zeitstempel (RFC 3161), der den Signaturzeitpunkt einer vertrauenswürdigen Quelle zuordnet
Ein Signaturprotokoll, das alle Nachweise gebündelt und unabhängig von der Software prüfbar macht

Claero setzt genau dieses Modell für Steuerberatungskanzleien um: Mandanten füllen Formulare über einen sicheren Link aus und unterschreiben am Ende elektronisch — mit biometrischer Unterschrift, Zeitstempel und einem versiegelten Signaturprotokoll als PDF. Die Prüfmerkmale stecken im Dokument selbst und bleiben auch im Kanzlei-Archiv verifizierbar.

Häufige Fragen

Ist eine FES rechtsgültig?

Ja. Nach Art. 25 der eIDAS-Verordnung darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Für formfreie Verträge — die große Mehrheit — ist die FES voll wirksam; nur wo das Gesetz Schriftform verlangt, braucht es die QES (§ 126a BGB).

Brauche ich für die Vollmacht meines Mandanten eine QES?

Nein. Die Vollmacht nach § 80 AO ist formfrei. Die Finanzbehörde kann einen Nachweis verlangen; der Anwendungserlass zur Abgabenordnung akzeptiert dafür auch elektronisch erteilte Vollmachten. Für Steuerberater wird eine ordnungsgemäße Bevollmächtigung ohnehin vermutet.

Hält eine FES vor Gericht stand?

Die FES wird nach § 286 ZPO in freier Beweiswürdigung bewertet. Entscheidend ist die Qualität der Nachweise: Identifikation, biometrische Unterschriftsdaten, Zeitstempel und manipulationssichere Protokolle geben dem Gericht eine belastbare Grundlage. Den gesetzlichen Anscheinsbeweis des § 371a ZPO hat nur die QES — nötig ist er für formfreie Dokumente aber nicht.

Gibt es Dokumente, die gar nicht elektronisch unterschrieben werden können?

Ja, wenige: Bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB) und der Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB) schließt das Gesetz die elektronische Form ausdrücklich aus — dort hilft nur die eigenhändige Unterschrift auf Papier.

Quellen und Rechtsgrundlagen

Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: 12. Juli 2026.