DATEV-Personalfragebogen: Download, Ausfüllen — und warum er oft unvollständig zurückkommt
Neuer Mitarbeiter beim Mandanten, und die Lohnbuchhaltung braucht Daten: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Bankverbindung. Der klassische Weg führt über den Personalfragebogen — meist das PDF von DATEV. Dieser Beitrag zeigt, wo Sie den Fragebogen bekommen, welche Angaben er abfragt, was bei Minijobbern zusätzlich zu beachten ist — und warum der Papierweg in vielen Kanzleien mehr Arbeit macht, als er müsste.
Was ist der DATEV-Personalfragebogen?
Der Personalfragebogen ist das Standardformular, mit dem Arbeitgeber die Daten neuer Mitarbeiter für die Lohnabrechnung erheben. DATEV stellt dafür verbreitete PDF-Vorlagen bereit, die viele Steuerberatungskanzleien an ihre Mandanten weitergeben: Der Mandant reicht den Bogen an den neuen Mitarbeiter weiter, dieser füllt ihn aus, und die Kanzlei erfasst die Angaben anschließend in der Lohnsoftware — etwa DATEV Lohn und Gehalt oder DATEV LODAS.
Eine gesetzliche Pflicht, genau dieses Formular zu verwenden, gibt es nicht. Pflicht ist aber, die Daten zu haben: Ohne Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und Krankenkasse lassen sich weder die Anmeldung zur Sozialversicherung noch die erste Entgeltabrechnung erstellen. Der Fragebogen ist schlicht das etablierte Werkzeug, diese Angaben strukturiert einzusammeln.
Wo bekommen Sie den Personalfragebogen als PDF?
DATEV bietet den Personalfragebogen kostenlos zum Download an — in einer allgemeinen Fassung und in einer Variante für geringfügig entlohnte Beschäftigte. Kanzleien mit DATEV-Zugang finden die Formulare zudem direkt in ihren Programmen. Wer keine DATEV-Bindung hat oder eine schlankere Vorlage sucht, kann auch unsere kostenlosen Fragebögen verwenden — inhaltlich decken sie dieselben Angaben ab.
Kostenlose Vorlage: Personalfragebogen mit allen lohnsteuer- und sozialversicherungsrelevanten Angaben — als PDF oder zum digitalen Versand.
Zum Personalfragebogen→Diese Angaben fragt der Personalfragebogen ab
Unabhängig davon, wessen Vorlage Sie verwenden — für die Lohnabrechnung werden im Kern immer dieselben Blöcke gebraucht:
| Abschnitt | Typische Angaben | Wofür sie gebraucht werden |
|---|---|---|
| Persönliche Daten | Name, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Adresse | Stammdaten für Lohnkonto und Meldungen |
| Steuer | Steuerliche Identifikationsnummer, Steuerklasse, Konfession, Kinderfreibeträge | Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) |
| Sozialversicherung | Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Art der Krankenversicherung | Anmeldung zur Sozialversicherung (DEÜV) |
| Bankverbindung | IBAN, ggf. BIC und abweichender Kontoinhaber | Gehaltszahlung |
| Beschäftigung | Eintrittsdatum, Tätigkeit, Arbeitszeit, Entgelt, Befristung | Arbeitsvertrag, Entgeltabrechnung, Meldungen |
| Bildung | Höchster Schulabschluss, höchster Berufsabschluss | Tätigkeitsschlüssel in den DEÜV-Meldungen |
| Weitere Beschäftigungen | Hauptbeschäftigung, weitere (Mini-)Jobs | Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung, Zusammenrechnung |
Personalfragebogen für Minijobber: der wichtige Unterschied
Für geringfügig entlohnte Beschäftigte reicht der allgemeine Bogen nicht — es fehlen genau die Angaben, an denen die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung hängt: der Status des Beschäftigten (Schüler, Student, Rentner, Hauptbeschäftigung daneben?), weitere Minijobs (mehrere geringfügige Beschäftigungen werden zusammengerechnet — wird die Grenze von 603 € überschritten, tritt Versicherungspflicht ein, oft rückwirkend) und die Entscheidung zur Rentenversicherung (Eigenanteil von 3,6 % zahlen oder Befreiung beantragen).
Kostenlose Vorlagen für die Minijob-Einstellung: Personalfragebogen für geringfügig Beschäftigte und Befreiungsantrag zur Rentenversicherung.
Zum Minijob-Personalfragebogen→Was kostet der Minijobber den Mandanten? Alle Arbeitgeber-Abgaben 2026 auf einen Blick — mit dem kostenlosen Minijob-Rechner.
Zum Minijob-Rechner→Der typische Ablauf in der Kanzlei — und wo er hakt
In der Praxis sieht der Weg des Personalfragebogens meist so aus: Die Kanzlei mailt das PDF an den Mandanten, der Mandant druckt es aus und gibt es dem neuen Mitarbeiter, der füllt es handschriftlich aus, der Mandant scannt oder fotografiert den Bogen und schickt ihn zurück. Dann beginnt die eigentliche Arbeit:
- Felder fehlen — Steuerklasse leer, Krankenkasse vergessen, weitere Beschäftigungen unbeantwortet. Es folgt die erste Rückfrage.
- Handschrift ist mehrdeutig — bei Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN wird aus Lesen schnell Raten. Ein Zahlendreher fällt erst bei der abgelehnten Meldung oder der fehlgeschlagenen Überweisung auf.
- Alles wird abgetippt — jede Angabe wandert von Hand in die Lohnsoftware. Bei Mandanten mit regelmäßigen Neueinstellungen summiert sich das jeden Monat.
- Der Bogen kommt spät — zwischen Versand und Rücklauf vergehen oft Wochen, während der Eintrittstermin näher rückt und die Anmeldung wartet.
Die digitale Alternative: Personalfragebogen als Online-Formular
Der Inhalt des Fragebogens ist nicht das Problem — der Transportweg ist es. Als Online-Formular verschickt, dreht sich der Ablauf um: Die Kanzlei sendet dem Mandanten einen Link, der neue Mitarbeiter füllt den Bogen am Handy oder PC aus, und die Kanzlei erhält ein vollständiges, lesbares PDF. Pflichtfelder erzwingen die kritischen Angaben — die Frage nach weiteren Minijobs kann nicht mehr übersprungen werden. IBAN und Steuer-ID werden bereits bei der Eingabe auf das korrekte Format geprüft, und wer möchte, lässt den Bogen direkt elektronisch unterschreiben.
Die Erfassung in DATEV bleibt Ihr gewohnter Arbeitsschritt — nur eben aus einem sauberen, vollständigen PDF statt aus Handschrift auf einem schiefen Scan. Genau diesen Weg bildet Claero für Steuerberatungskanzleien ab: fertige Fragebogen-Vorlagen, Versand als Link, automatische Erinnerungen bei ausbleibendem Rücklauf und auf Wunsch eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) samt Signaturprotokoll.
Häufige Fragen
Wo finde ich den DATEV-Personalfragebogen als PDF?
DATEV stellt den Personalfragebogen kostenlos auf datev.de zum Download bereit — als allgemeine Fassung und als Variante für geringfügig entlohnte Beschäftigte. Kanzleien mit DATEV-Zugang finden ihn auch direkt in ihren Programmen. Alternativ bietet Claero kostenlose Vorlagen mit denselben Angaben an, die sich zusätzlich digital versenden lassen.
Ist der Personalfragebogen gesetzlich vorgeschrieben?
Das Formular selbst nicht — die Daten schon. Für die Anmeldung zur Sozialversicherung und die Lohnabrechnung braucht der Arbeitgeber unter anderem Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und Krankenkasse. Der Personalfragebogen ist der etablierte Weg, diese Angaben strukturiert und dokumentiert einzusammeln.
Wer füllt den Personalfragebogen aus?
Der neue Mitarbeiter selbst — er kennt seine Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und Bankverbindung. Der Arbeitgeber ergänzt in der Regel die Angaben zur Beschäftigung (Eintrittsdatum, Tätigkeit, Entgelt) und gibt den Bogen an seine Steuerkanzlei zur Erfassung weiter.
Was ist beim Personalfragebogen für Minijobber anders?
Drei Punkte kommen hinzu: der Status des Beschäftigten (etwa Schüler, Student, Rentner oder Hauptbeschäftigung daneben), die Frage nach weiteren Minijobs — mehrere geringfügige Beschäftigungen werden zusammengerechnet — und die Entscheidung zur Rentenversicherung (Eigenanteil zahlen oder Befreiung nach § 6 Abs. 1b SGB VI beantragen).
Kann der Personalfragebogen digital ausgefüllt und unterschrieben werden?
Ja. Als Online-Formular versendet, füllt der Mitarbeiter den Bogen am Handy oder PC aus; Pflichtfelder und automatische Formatprüfungen (IBAN, Steuer-ID) verhindern unvollständige Rückläufe. Die Unterschrift ist elektronisch möglich — für den Personalfragebogen genügt die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES), da keine gesetzliche Schriftform vorgeschrieben ist.
Quellen und Rechtsgrundlagen
- DATEV — Personalfragebogen (Downloadbereich auf datev.de)
- § 8 SGB IV — Geringfügige Beschäftigung (Geringfügigkeitsgrenze)
- § 6 SGB VI — Befreiung von der Versicherungspflicht (Abs. 1b: Minijob)
- § 8 BVV — Entgeltunterlagen des Arbeitgebers
- Minijob-Zentrale — Informationen für Arbeitgeber
Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Stand: 19. Juli 2026.