Personalfragebogen
Vorlage für Steuerberater & Lohnbuchhaltung
Kostenlos als PDF herunterladen — oder digital versenden und nie wieder unleserliche Handschrift entziffern, fehlende Felder nachfragen oder Daten von Hand abtippen.
Was in der Vorlage steckt
Anrede
Vorname
Nachname
Geburtsname
Geburtsdatum
Geburtsort
Persönliche Daten
Anrede, Vorname, Nachname, Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand
Steuer-ID
Steuerklasse
Konfession
Kinderfreibeträge
Steuerliche Angaben
Steuer-ID, Steuerklasse, Konfession, Kinderfreibeträge
Sozialversicherungsnummer
Krankenkasse
Art der Krankenversicherung
Sozialversicherung
Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Art der Krankenversicherung
IBAN
BIC
Kontoinhaber
Bankverbindung
IBAN, BIC, Kontoinhaber
Personalfragebogen auf Papier — Sie kennen diese Probleme
Ihr Mandant stellt jemanden ein. Sie schicken den Personalfragebogen als Excel per E-Mail — drei Felder fehlen, die IBAN ist unleserlich, die Steuer-ID hat eine Ziffer zu wenig. Ihr Team telefoniert hinterher. Das kostet nicht Minuten, das kostet Stunden.
Unleserliche Handschrift
Handschriftlich ausgefüllte Fragebögen sind oft kaum zu entziffern. IBAN, Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer müssen erraten werden.
Unvollständige Rückläufe
Felder werden übersehen oder vergessen. Steuerklasse fehlt, Krankenkasse nicht angegeben, Eintrittsdatum leer.
Stundenlanges Abtippen
Jeder Fragebogen muss manuell in die Lohnsoftware übertragen werden. Bei mehreren Mandanten mit Neueinstellungen pro Monat summiert sich das schnell.
Rückfragen per Telefon
Fehlende oder unleserliche Angaben bedeuten: Anrufen, erklären, warten, hoffen. Pro Fragebogen oft 2-3 Rückfragen.
Was gehört in einen Personalfragebogen?
Ein vollständiger Personalfragebogen liefert alles, was die Lohnbuchhaltung für Anmeldung und erste Abrechnung braucht — Element für Element:
Persönliche Stammdaten
Name, Geburtsname, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit und Familienstand — die Basis für Lohnkonto und Meldungen.
Steuerliche Identifikationsnummer
Ohne die 11-stellige Steuer-ID kein Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) — ohne ELStAM keine korrekte Lohnsteuer.
Steuerklasse, Konfession und Kinderfreibeträge
Bestimmen Lohnsteuer, Kirchensteuer und Freibeträge. Falsche Angaben fallen erst bei der Abrechnung auf — dann mit Korrekturaufwand.
Sozialversicherungsnummer und Krankenkasse
Pflichtangaben für die DEÜV-Anmeldung. Fehlt die SV-Nummer, lässt sie sich über Geburtsdaten ermitteln — Krankenkasse und Versicherungsart müssen stimmen.
Bankverbindung
IBAN für die Gehaltszahlung. Ein einziger Zahlendreher bedeutet Rücküberweisung, Nachfrage und verspätetes Gehalt im ersten Monat.
Beschäftigungsdaten
Eintrittsdatum, Art des Arbeitsverhältnisses, Wochenstunden, Bruttogehalt und Befristung — der arbeitsrechtliche und abrechnungstechnische Kern.
Schulabschluss und Berufsabschluss
Kein Selbstzweck: Beide Angaben fließen in den Tätigkeitsschlüssel der DEÜV-Meldungen ein und sind daher Pflicht.
Schwerbehinderung und weitere Beschäftigungen
Relevant für Zusatzurlaub, Kündigungsschutz und die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung bei Mehrfachbeschäftigung.
Bestätigung mit Unterschrift
Der Mitarbeiter bestätigt Richtigkeit und Vollständigkeit und verpflichtet sich, Änderungen mitzuteilen — die Absicherung des Arbeitgebers.
Zeit für etwas Neues, oder?
PDF herunterladen
Steuerklasse fehlt. IBAN unleserlich. Eintrittsdatum leer. Sie kennen das — und telefonieren jedes Mal hinterher.
- Felder werden vergessen oder übersprungen
- Keine Validierung — IBAN, Steuer-ID ungeprüft
- Rückfragen bei jedem zweiten Bogen
«Das haben wir schon immer so gemacht.»
Link senden — PDF erhalten
Versenden Sie den Personalfragebogen als Online-Formular per Link an Ihren Mandanten. Der neue Mitarbeiter füllt online aus — Sie erhalten ein fehlerfreies PDF.
- 100 % vollständig ausgefüllt
- IBAN & Steuer-ID automatisch validiert
- Kein Ausdrucken, kein Scannen
- DSGVO-konform, EU-Hosting